保育園家事・育児便利道具、サービスの紹介
更新日 : 2022年5月4日
投稿日 : 2021年12月17日

保育園のクラス役員作業を少しデジタル・IT化した話

保育園のクラス役員作業を少しデジタル・IT化した話の画像

こんにちわ、エンジニア婦人(@naho_osada)です。
6歳と4歳の子(2022年5月時点)を持つ2児の母です。現在はフリーランスのエンジニアとして活動しています。

本年、保育園のクラス役員になっています。私の役割は「書類作成」…おたよりを全体配布しなければならないときに作成して配布準備までする係です。普段から電子に慣れている私には比較的コストが少なくできる役ですね。

まだクラス役員の任務は完了していませんが(3月まで)、少しアナログからデジタル化寄りにした話を書いておきます。

※クラス役員はPTA、保護者会ではありません。

※この記事はオンラインサロン「こみゅー」の 2021年アドベントカレンダー 、「commew #今年の活動 Advent Calendar 2021」の12月17日担当で書いたものです。

デジタル化したもの

  • 役員同士の連絡(LINE)
  • Googleアカウントの作成
  • おたより作成(Googleドキュメント)
  • アンケート実施(Googleフォーム)
  • 役員向け資料(Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド)
  • 話し合いのデジタル化(パソコンその他持ち込み)
  • クラス役員からの一斉連絡(公式LINEアカウント
  • パスワード付ブログ(忍者ブログ

インターネット上に転がる先達の情報を集め、導入できそうなものを入れていきました。PTA、保護者会、電子化、などとやると結構出てきますね。ありがたいです。

役員同士の連絡(LINE)

これは前年度からの踏襲です。やはり「全員が使っているコミュニケーションツール」である点が最強でした。既にアカウント持っていますので、グループを作ってそこでやり取りしています。

Googleアカウントの作成

先に続く「Googleドキュメント」「Googleフォーム」「Googleスプレッドシート」「Googleスライド」…これだけの機能を持っておきながら費用は「無料」。Googleのサービスを使わない手はありません。

これはもう当たり前のように皆さん使っていそうですね。

自分のもので兼用してやってしまってもいいのかもしれませんが、ここは他のサービスを使う可能性も考慮して専用のアカウント、メールアドレスを取得しました。

管理者は書類作成者の私です。なにかあったときの連絡先は私個人のアカウントになっています。

おたより作成(Googleドキュメント)

Microsoft Wordなどのドキュメント作成ソフトを持っていなくても、オンラインで使える。おたよりの作成で使わない手はありませんよね。ちなみに私は未だにMicrosoftの製品を購入していません。こちらで事足りています。どうしてもの場合は無料枠のMicrosoft 365を使ってます。

でもこの真価は「無料で使えるから」ではありません。

「共有をかけることで全員に、PCまたはスマートフォンで、配布予定のおたよりを確認してもらえる」ことです。

やり方は簡単。

  1. GoogleドライブにおたよりのPDF(ドキュメントから変換したもの)をアップロードして共有(リンクを知る人全員に公開)をかけます。
  2. 取得したURLを役員グループLIEに流します。

これだけです。これがなかったらどうやって確認するのがよかったのだろうか?本文をLINEに流して確認するのだろう?頻繁に集まるわけにもいかないし。

おたよりを確認してもらうことで内容の過不足、表現方法の変更などの提案をいただけました。一人で作って配布するわけではないので、安心ですね。

他のサービスでも同じようなことできるもの、あるのでしょうか…Microsoft365など、実はできるのでしょうか。共有の閲覧に各自アカウントが必要?

アンケート実施(Googleフォーム)

これは前年度の踏襲です。前回フォームで回答できたなら、今回もできるだろうと踏みました。

おたよりにアンケートのURLのQRコードを作成して貼り付け、印刷しています。

QRコード作成はインターネット上のサービスを利用します。もちろん無料です。

アンケートをGoogleフォームで実施すると集計までやってくれるのが嬉しいですね。紙でやっていたら一つずつ集計しなければならないわけで…地獄。

役員向け資料(Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド)

おたより作成と同じで、役員で集まって話し合いをするときに今日の話し合う内容、こんなデータがあります、などPCで表示できるように作成して持っていきました。本当、便利ですね…

話し合いの半デジタル化

常日頃はLINEやり取りで済ませていますが、一度だけ全員集まって話をしたことがあります。そのときに資料をデジタルで持っていきました。

ノートパソコンとモバイルモニタ持参、スマートフォンデザリングの3つです。

ただこれ、完全に私の個人持ちです。

話し合いの時に「このページが該当するかな?」などと皆で同じ画面を見ながら探せたのでその場で即決めしやすかったです。

※この会合のあと、次回は状況によってzoomかもね、などと話していましたが今のところzoomは使う機会がなさそうです。zoomが使えるかどうか(使ったことがなくても根性で使えるようにできそうか、家庭の通信環境は問題なさそうか)の確認もこのときにしました。

クラス役員からの一斉連絡(公式LINEアカウント)

前年度資料に導入した形跡がなかったので、私の所属するところでは今年初ではないだろうかと思います。

これは100%、おたより配布がめちゃくちゃしんどかった(※保育園を通じて配布するのですが、園側から「この内容では配布できない」と複数回突っ返されたことがある)私の都合です。調べて全員に提案し、入れました。

結果は大成功です。

  • おたより作成回数が減った(体感では半分程)。
  • 保育園で配布してもらえない内容のおたよりであっても、LINEを使うのであれば問題なし。
  • ちょっと連絡しておきたい、と思ったときも気軽に流して全体連絡ができる。
  • 各自が公式INEアカウントに登録するので、こちらで個人情報を扱う必要がない。
  • 無料枠で十分運用できる

…などなど。メリットは十分すぎます。

アカウントは先に作成したGoogleのもの、Gmailを使用しています。個人アカウントで作るわけではないので良いですね。
公式LINEアカウントの検索で表示されないようにし、名称も一見では保育園で使っているものとわからないようになっています。流すときに個人情報をいれないようにだけ気を遣っています。

運用の面では「個人情報を扱う必要がない」のがとても大きかったと思います。メールアドレス一つ取得するのでも同意が必要で、こちらに管理責任が発生するご時世。なるべく手間は省きたいので、公式LINEアカウントが「誰が登録しているのか把握できない」点は非常に助かりました(例外的に、公式LINEアカウントに返信すると使用しているLINEのニックネームとその画像のみ、わかります。その辺りについては登録依頼のおたよりで仔細は書いています)。

ユーザー登録数はわかります。その数からするとクラス全員の保護者が登録してくれていると思われます。さすが最強の連絡ツール。

先にも書きましたが、LINEは現時点で「全員が使っているコミュニケーションツール」であり、一般的には最強の連絡手段です。わざわざ追加のツールを、利用者側(ここではクラスの保護者全員)に入れてもらう必要がない点が大きいですね。

もし使っていないツールを使おうとしたら、個別に入れてもらう必要があります。しかしその場合は「入れるのが面倒」「慣れないツールでよくわからない」となって使ってもらえないかもしれません。

パスワード付ブログの導入

公式LINEで流す内容は基本的にブログにも同内容のものを載せています。

というのも、もしかしたらLINEに何らかの理由で登録できない人がいるかもしれない。そのときの代替手段は必要だと考えたからです。

実際は…更新してはいますが、閲覧者いるのかな?訪問者数を測っていないのでわかりません。何かあったときの保険です。

デジタル化できなかったもの

これは本当に悔しい…アナログを続けるしかないのか…。

集金の電子化

何でできないかというと、役員会自体が人ではなく、法人でもないからです。

PaypayやLINEPayのQR決済は、使っているものが多岐に渡ってしまう可能性があります。どのペイを使うにしても、一旦個人アカウントに集積しなければならない。

ECショップなどでやろうとも試みましたが、「名義人の壁」がとにかく厚すぎます。
ECショップの提供側からしたら怪しい人に商売させるわけにいきませんし、当然ですよね…

それなら口座振替用紙を配布!と思いましたがそれも結局は名義人の壁。口座自体は一つ持っていますが、それに入金させるための用紙を作ってもらう費用、期間、手間、どれもかかりすぎます。

その他サービスを使うにしても代表の個人名か、法人格が必要のはずです。
1年で人が変わる保育園のクラス役員には荷が重すぎる話です。大体、法人化する必要も全くないですしね…

保護者会が3日間ほど、朝晩玄関で物理的に人を配置して集金するのか、調べたことでその理由がわかりました。

今年は園側が集金に協力的ではない(何故か言うことが二転三転していました)ので、それならデジタル化してやろうかこの野郎!!くらいに怒り狂っていましたが、デジタル化ができなくて本当に残念でした。

1日のみの一発物理集金になりました。根性とみなさんの優しいお気持ちで成り立っています。

※園側は用品購入以外で保護者のお金を集めることは基本的にできないので、現在は会費の入った封筒を受け取ることも難しいようです。

ツールを導入するときに気を付けたこと

導入してきたツールとその内容を書いてきましたが、何れも以下の要件をなるべく満たすようにしました。

  • 無理のない範囲
  • やる前に他の役員に相談する
  • 無料サービスを使う
  • 任期は1年の再任なしなので、なるべく来年度以降も使えるようなものを選ぶ

ひとつずつ見ていきます。

無理のない範囲

これが最重要だと思っています。

クラス役員は、ボランティア活動です。報酬一切出ません。

無償で活動しますし、保育園の特性上、全員働いています。基本的に多忙です。

会社ではありませんので、とにかく無理のない範囲で。

導入は私自身がサービスを調べて選定して「これどうかな?」と打診して入れる形をとりました。反対が出たことは今のところありません。

コストがかかり過ぎそうな場合は潔く諦めることも必要でした(会費の電子化で言えば、会費徴収のシステムなどもありますが、その導入費用、管理者…)。

やる前に他の役員に相談する

公式LINEアカウントを作る、パスワード付ブログをやる話は事前に相談して、やってみようか?となったので導入しました。全体に影響するものは特に相談が必要だと思います。
(やってみようか?となったのは言い出した私が管理者になる旨をお伝えしたので、これをやったところで他の役員に負担がないことが挙げられます。)

おたよりの作成もできたからじゃあ配布します、と独断でやらないこと。抜けていることが必ずありますから。

Googleアカウントを作るなど、軽いものは独断でやっていますが、大事なことはみんなに相談ですね。

無料サービスを使う

クラス役員は無償活動です。会費を徴収しますが、各自に礼金が入るわけでもありません。

集めた会費はその年のうちにすべて使い切ります。また、会費は卒園に関するものにしか使えません。

万年貧乏です。便利なサービスがあってもお金が払えません。無料サービスしか使えません。

任期は1年の再任なしなので、なるべく来年度以降も使えるようなものを選ぶ

公式LINEアカウントの代わりになるもの、Slackもいいのではないかなとちょっと思っていました。

でもSlack、全員が全員使えるかな?アプリ入れるの苦労するかな?などもありました。

来年以降はあまりこういったことが得意でない方が入るかもしれない。そうしたらせっかく導入した便利なものを使えないかもしれない。

使用サービス選定はそれなりに慎重にやりました。

まとめ

導入したものとして

  • 役員同士の連絡(LINE)
  • Googleアカウントの作成
  • おたより作成(Googleドキュメント)
  • アンケート実施(Googleフォーム)
  • 役員向け資料(Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド)
  • 話し合いのデジタル化(パソコンその他持ち込み)
  • クラス役員からの一斉連絡(公式LINEアカウント
  • パスワード付ブログ(忍者ブログ

導入できなかったものとして

  • 集金の電子化

がありました。

導入したもので特に効果が大きかったものは「クラス役員からの一斉連絡(公式LINEアカウント)」です。

便利なものはできる範囲で導入していきましょう!導入することでみんなハッピーになるかもしれません。